Quelques conseils aux CL’s du premier degré pour bien communiquer
Avant d’aborder la communication, il est important de bien se positionner dans la communauté scolaire dont vous faites partie. Vous êtes représentant de tous Parents d’élèves et accessoirement parents de vos enfants. Il est important dans votre relation avec les institutions de ne pas favoriser l’amalgame des rôles qui pourraient vous être reprochés et de nature à discréditer vos actions. Quand un litige vous concerne n’hésitez pas à vous faire assister par un autre représentant des parents d’élèves.
Cela étant précisé, voici une liste de conseils qui pourront vous être utiles pour réussir la communication de votre CL.
1 Créer son fichier et le mettre à jour.
Le fichier est un outil indispensable qui va permettre de garder le lien avec tous les parents en les informant régulièrement et quand c’est nécessaire les mobiliser.
En théorie l’école devrait vous fournir le fichier des parents ayant accepté de communiquer leurs coordonnées aux associations de parents d’élèves. Dans la pratique les directeurs d’école ne savent pas ou ne veulent pas extraire le fichier de leur base de données (logiciel Education Nationale) et surtout enlever ceux qui ont refusé de partager leurs coordonnées.
Une des solutions consiste à demander l’autorisation d’accéder aux fiches d’inscription et de les photographier. C’est assez rapide mais il faut prévoir deux heures à deux personnes. Ensuite il faut saisir les informations assez souvent illisibles dans un fichier Excel.
L’édition de fiches qui sont diffusées dans les cahiers et par les représentants des parents d’élèves peut être complémentaire.
2. Charte graphique.
La mise en page des documents que vous éditez doit se faire dans le respect de la charte graphique de la FCPE, elle donnera plus de force à votre communication et vous permettra d’être facilement identifié. Votre logo personnalisé à votre Conseil Local est disponible sur l’Intranet FCPE75 des CL avec des conseils de placement pour la mise en page.
3. Moyens de communication
– Affichage :
C’est au moment des élections que vous allez apparaitre sur les panneaux électoraux mis à disposition devant l’école par la Mairie. Des affiches vous ont été remises par le CDPE avec le Kit Elections. Des emplacements à l’entrée de l’école sont en général réservés aux associations pour communiquer avec les Parents. Vous pouvez annoncer les différents évènements auxquels vous participez.
– Courriers remis dans les cartables :
C’est souvent le moyen le plus efficace pour communiquer avec les parents, en général, ils sont assez attentifs aux messages de l’école dans les cahiers. Le message doit être court et imprimé dans un format inférieur à celui du cahier en noir et blanc sachant que la couleur coûte cher. Copy Fac partenaire de la FCPE propose des conditions compétitives.
– Café des parents
C’est l’occasion d’échanger entre parents d’une manière informelle et conviviale autour d’un petit déjeuner que vous pouvez faire sponsoriser par votre boulanger.
Si est de coutume d’inviter le directeur ou la directrice de l’école de participer, cela ne pas devenir le « Café du Directeur ».
Pourvu de prévenir le directeur dans un délai raisonnable vous pouvez organiser autant de rendez-vous que vous le pouvez.
– Sorties accompagnées par les parents.
Les parents de chaque classe sont régulièrement sollicités pour encadrer les enfants lors des sorties. C’est l’occasion de faire connaissance avec le maître, les enfants et les autres parents. Vous allez consacrer une demie journée mais avoir une idée de ce qui se passe dans la classe et pourvoir communiquer avec des parents parfois insolés ou en marge de la collectivité scolaire. Les thèmes des sorties sont également intéressants aussi bien pour les enfants que pour les adultes.
– Courriels
Nos boîtes mail sont envahies par toutes sortes de messages, vous devez vous attendre à ce que les deux tiers de vos courriels ne soient pas ouverts et qu’une minorité soit lus. Il ne faut pas se formaliser et ne pas hésiter à utiliser d’autres moyens en complément comme des SMS en piqûre de rappel. Ne pas oublier d’inclure dans votre signature le logotype de votre union locale
– Mini- Site FCPE
La FCPE 75 met à la disposition des CL et des Unions Locales un mini-site Internet qui est accessible à tous les parents, c’est la vitrine de votre activité. Vous y publierez le trombinoscope de votre équipe, la composition de votre bureau, les comptes rendus des CE et des assemblées mais aussi des articles sur la vie de la communauté scolaire (photos, vidéos et liens hypertexte) permettant de publier une revue de presse sur des sujets d’actualité.
Ce mini-site dispose de fonctions partage que vous pouvez utiliser comme un HUB « plateforme de correspondance » renvoyant sur tous les moyens de communication numériques : Facebook, Twitter, WhatsApp, SMS et courriels.
Dans la mesure où le mini site ne permet pas d’échanges avec les visiteurs, l’ouverture d’un compte Facebook fermé destiné à tous les parents parait nécessaire.
Tous les représentants des Parents d’élèves adhérents à la FCPE sont modérateurs, ils vérifient que les « amis » aient un lien avec l’école, ils répondent aux questions et aux avis.
Cet outil ne peut être ouvert qu’à un public restreint : les membres du bureau et les Représentants des Parents d’élèves à jour de cotisations. C’est un moyen très performant et plus facile à utiliser qu’un Doodle pour organiser une réunion.
– Téléphone pour les relances
Si le ficher est à jour et que vous avez deux représentants des parents d’élèves par classe vous devez pouvoir vous répartir les relances téléphoniques en cas d’urgence de mobilisation des parents. Vous pouvez dans votre smartphone créer une liste des parents de la classe de votre enfant.
– Participation aux événements de l’école.
Si les fêtes sont l’occasion de créer des liens avec les parents, l’association des parents ou le Conseil Local n’est pas organisateur même si vous participez activement. L’école n’ayant pas de personnalité juridique elle peut être tentée de vous faire porter la responsabilité des événements auquel cas vous devez être assuré et vous risquer d’être tenus pour responsable financièrement en cas de dépassement de budget. La coopérative scolaire doit pouvoir se charger de l’organisation.
4. Attitude à avoir en situation de crise
En cas de crise entre certains parents et l’école, nous ne saurions vous recommander d’essayer d’apaiser les ardeurs et de ne jamais prendre position sans l’accord des membres du bureau ou des parents élus dans le cadre d’une AG exceptionnelle selon l’importance du conflit.
5. Relation avec les institutions
La Mairie, la Caisse des Ecoles, l’Inspection d’Académie, la Police, les Conseillers de quartier et les associations locales font partie de la communauté scolaire avec qui l’on doit savoir dialoguer. Il est important que vous participiez à l’invitation du Mairie qui est traditionnellement faite après les élections des parents d’élèves.
La réussite de votre Conseil Local est liée à l’optimisation des moyens de communication dont vous allez disposer. Enfin dès que vous serez élus vous devez vous préoccuper de votre succession qui peut toujours arriver plus vite que vous l’avez prévu. Il en va de la pérennité de votre CL.